Deposito archivi: la soluzione per liberare spazio senza perdere l’accesso ai documenti. Simply S.r.l. offre magazzini attrezzati per la conservazione a lungo termine di archivi cartacei, con servizi di ritiro, consegna e, alla scadenza dei termini, distruzione certificata.
Gli uffici moderni hanno sempre meno spazio per gli archivi cartacei, eppure la legge impone di conservare molti documenti per 5, 10 o persino 20 anni. Affittare spazi in città per conservare faldoni ha costi proibitivi; buttarli prima della scadenza espone a sanzioni e contenziosi.
Il nostro servizio di deposito archivi risolve questo problema: i tuoi documenti vengono catalogati, inscatolati e conservati nei nostri magazzini a costi contenuti. Quando ti servono, te li consegniamo in giornata. Quando scadono i termini di conservazione, li distruggiamo con certificato.
A differenza di un semplice affitto di spazi, il deposito archivi è un servizio completo: ritiro, catalogazione, stoccaggio, ricerca, consegna, distruzione. Tu pensi al tuo business, noi pensiamo ai tuoi archivi.
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Documenti Fiscali
Fatture, registri, bilanci
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Fascicoli del Personale
Contratti, cedolini, pratiche
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Atti e Contratti
Studi legali, notarili
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Cartelle Cliniche
Studi medici, cliniche
🏗️
Progetti e Disegni
Studi tecnici, ingegneria
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Archivi Storici
Enti, associazioni, PA
La legge italiana impone termini precisi per la conservazione dei documenti. Buttarli prima espone a sanzioni e perdita di prove in caso di contenzioso:
| Documento | Termine | Base |
|---|---|---|
| Fatture e documenti fiscali | 10 anni | Art. 2220 CC |
| Libro giornale e inventari | 10 anni | Art. 2220 CC |
| Corrispondenza commerciale | 10 anni | Art. 2220 CC |
| Buste paga | 5 anni | Prescrizione |
| Contratti di lavoro | 10 anni | Dalla cessazione |
| Cartelle cliniche | Illimitato | D.M. 1992 |
🔐 Sicurezza
Videosorveglianza 24h, allarme antintrusione, accesso controllato con badge. Solo personale autorizzato.
🌡️ Clima Controllato
Temperatura e umidità monitorate per prevenire deterioramento della carta e muffe.
🔥 Antincendio
Rilevatori di fumo, estintori, impianto sprinkler. Copertura assicurativa completa.
📋 Tracciabilità
Sistema informatico per localizzare ogni scatola. Inventario consultabile online su richiesta.
Il costo dipende dal numero di scatole e dai servizi accessori. Una scatola standard (dimensioni 40x35x25 cm) costa circa 1,50-2,50€/mese. Il primo ritiro è generalmente incluso. Consegne e ritiri successivi hanno un costo a partire da 15€. Contattateci per un preventivo personalizzato.
Per Milano e hinterland offriamo consegna in giornata se la richiesta arriva entro le 11:00. Per il resto della Lombardia e Nord Italia, 24 ore. Per il resto d’Italia, 48-72 ore. In caso di urgenza, possiamo organizzare corrieri espressi.
Solo le persone che voi autorizzate. Teniamo un registro degli accessi e delle movimentazioni. Su richiesta, possiamo implementare procedure di autorizzazione specifiche (es. richiesta scritta, doppia firma, etc.).
Vi avvisiamo quando i documenti raggiungono la fine del periodo di conservazione obbligatoria. Potete scegliere se ritirarli, continuare a conservarli a pagamento, o farli distruggere da noi con certificato conforme al GDPR.
Sì, forniamo scatole d’archivio standard (40x35x25 cm) al costo di 3-5€ l’una. Su richiesta, possiamo occuparci anche dell’inscatolamento e dell’etichettatura presso la vostra sede, con costo a parte.
Certamente, offriamo anche servizi di digitalizzazione. Tuttavia, per molti documenti la conservazione dell’originale cartaceo rimane obbligatoria o consigliata. Valutiamo insieme la soluzione migliore per il vostro caso specifico.
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━━ COSA DEPOSITIAMO
━━ COSTO INDICATIVO
Canone mensile a scatola:
€1,50 – €2,50
Scatola standard 40x35x25 cm
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